Cuando un evento internacional no tiene interpretación, la mitad de la sala se lleva la mitad de cada ponencia. Pero contratar dos intérpretes por idioma, alquilar cabinas y repartir receptores queda fuera del alcance de muchos más eventos de los que se lo pueden permitir. Este es el orden en que conviene prepararlo con subtítulos en directo.
1. Decide primero los idiomas
El error más habitual es encender todos los idiomas posibles. Cada idioma que pones en pantalla le quita espacio a los demás, y a partir de cierto número el tamaño de letra no se lee desde la última fila.
Saca el reparto por país e idioma de los datos de inscripción y, para todo lo que quede por debajo del 5% de asistentes, sírvelo por QR en lugar de en pantalla. Tres o cuatro idiomas en la pared y hasta ocho en los móviles: esa es la combinación que funciona en una sala real.
2. Decide cómo vas a declarar el idioma hablado
Si el ponente se mantiene en un idioma, indicar ese único idioma es lo más preciso que puedes hacer. Cuando una charla se mueve de verdad entre idiomas —una ponencia en español con términos y frases enteras en inglés— puedes seleccionar varios idiomas hablados.
Seleccionar varios añade un paso de identificación que cuesta algo de precisión y algo de latencia. El idioma detectado se muestra en directo como bandera en el panel del original, así que si la bandera salta al país equivocado durante el ensayo, reduce el número.
3. Distribución de la pantalla y de la sala
La pantalla se divide según cuántos idiomas haya. El panel del idioma original siempre ocupa una posición reconocible y lleva la onda de audio, para que el público vea de dónde viene el sonido.
- Tres idiomas — cuatro paneles con el original, uno al lado del otro
- Cuatro idiomas — el original vertical en el centro, dos a cada lado
- Seis idiomas — el original a toda altura a la izquierda y una rejilla 3×2 a la derecha
- Siete idiomas — rejilla 4×2
Con una sola pantalla, muestra el original y tus dos idiomas mayoritarios, y manda el resto al QR. Un subtítulo que nadie puede leer no es un subtítulo.
4. Decide dónde aparece el QR
Ponlo en tres puntos del recorrido de entrada: el mostrador de acreditación, los carteles de asiento y la primera diapositiva de cada sesión. La pantalla de presentación tiene un botón que amplía el QR a pantalla completa, y mantenerlo un minuto antes de empezar basta para conectar a casi toda la sala.
Los asistentes eligen idioma en el navegador: sin app y sin cuenta. Quien llega tarde retoma desde las últimas líneas.
5. Lo que el ensayo tiene que cubrir
- 1Que el ponente hable dos minutos por el micrófono real y comprueba que las frases confirmadas siguen acumulándose sin pararse.
- 2Lee los subtítulos desde la última fila y ajusta el tamaño de letra (botones +/− en la parte superior).
- 3Comprueba cómo salen los nombres y los términos técnicos. Si alguno falla siempre, añádelo al glosario de la nota y dile al ponente qué palabras vocalizar.
- 4Escanea el QR con dos móviles, elige idiomas distintos en cada uno y comprueba tú mismo de cuántos segundos es el retardo.
- 5Prueba con el wifi del recinto. Los resultados en la red de la oficina no dicen nada.
6. Después del evento
Todo el programa queda como transcripción. Resume cada sesión con IA, exporta a Word, PDF o Markdown y el dosier posterior y el borrador de la nota de prensa ya están escritos.
Las traducciones se guardan al lado, así que el correo de seguimiento a los asistentes extranjeros puede citarlas directamente.