Khi một sự kiện quốc tế không có phiên dịch, một nửa hội trường chỉ mang về được một nửa mỗi bài nói. Nhưng thuê hai phiên dịch cho mỗi ngôn ngữ, dựng cabin và phát tai nghe lại vượt quá khả năng của rất nhiều sự kiện. Đây là trình tự chuẩn bị nếu bạn làm việc đó bằng phụ đề trực tiếp.
1. Chốt ngôn ngữ trước
Sai lầm phổ biến nhất là bật càng nhiều ngôn ngữ càng tốt. Mỗi ngôn ngữ đưa lên màn hình lại lấy đi diện tích của các ngôn ngữ khác, và qua một ngưỡng nào đó thì cỡ chữ không còn đọc được từ hàng cuối.
Lấy phân bố quốc gia và ngôn ngữ từ dữ liệu đăng ký; ngôn ngữ nào dưới khoảng 5% số người tham dự thì phục vụ bằng mã QR thay vì đưa lên màn hình. Ba đến bốn ngôn ngữ trên màn hình lớn và tối đa tám ngôn ngữ trên điện thoại — đó là cách phối hợp chạy tốt trong một hội trường thật.
2. Quyết định cách khai báo ngôn ngữ người nói
Nếu diễn giả chỉ dùng một ngôn ngữ thì khai báo đúng một ngôn ngữ đó là chính xác nhất. Khi bài nói thực sự đi qua lại giữa các ngôn ngữ — chẳng hạn nói tiếng Việt nhưng lẫn thuật ngữ và cả câu tiếng Anh — bạn có thể chọn nhiều ngôn ngữ nói.
Chọn nhiều thì thêm một bước nhận dạng ngôn ngữ, khiến độ chính xác và độ trễ kém đi một chút. Ngôn ngữ nhận ra được hiển thị bằng cờ ngay trên khung bản gốc, nên nếu khi tổng duyệt cờ nhảy sang nước khác thì hãy giảm số ngôn ngữ nói.
3. Bố cục màn hình và chỗ ngồi
Màn hình tự chia theo số ngôn ngữ. Khung ngôn ngữ gốc luôn giữ một vị trí dễ nhận ra và có kèm dạng sóng âm, nhờ đó khán giả biết ngay tiếng đang phát ra từ khung nào.
- Ba ngôn ngữ — bốn khung gồm bản gốc, đặt cạnh nhau
- Bốn ngôn ngữ — bản gốc dạng dọc ở giữa, mỗi bên hai khung
- Sáu ngôn ngữ — bản gốc cao hết bên trái, lưới 3×2 bên phải
- Bảy ngôn ngữ — lưới 4×2
Nếu chỉ có một màn hình, hãy để bản gốc cùng hai ngôn ngữ chính và đẩy phần còn lại sang mã QR. Phụ đề không ai đọc được thì coi như không có.
4. Quyết định mã QR xuất hiện ở đâu
Nên đặt ở ba điểm trên đường vào: bàn đăng ký, biển để bàn, và slide mở đầu mỗi phiên. Màn hình trình chiếu có nút đưa mã QR ra toàn khung, và chỉ cần giữ nó một phút trước khi phiên bắt đầu là gần như cả hội trường đã kết nối.
Người tham dự chọn ngôn ngữ ngay trong trình duyệt: không cần ứng dụng, không cần tài khoản. Người vào muộn bắt nhịp lại từ mấy dòng gần nhất.
5. Những gì buổi tổng duyệt phải kiểm
- 1Cho diễn giả nói hai phút bằng đúng micrô sẽ dùng và xem các câu đã xác nhận có dồn lên liên tục không.
- 2Ra hàng cuối đọc phụ đề rồi điều chỉnh cỡ chữ (nút +/− ở phía trên màn hình).
- 3Xem tên riêng và thuật ngữ được nhận ra thế nào. Từ nào sai đi sai lại thì thêm vào bảng thuật ngữ của ghi chú và nói với diễn giả cần phát âm rõ từ nào.
- 4Quét mã QR bằng hai điện thoại, chọn hai ngôn ngữ khác nhau, và tự cảm nhận độ trễ là mấy giây.
- 5Kiểm thử trên Wi-Fi của địa điểm. Kết quả trên mạng công ty không có giá trị tham khảo.
6. Sau sự kiện
Toàn bộ chương trình còn lại dưới dạng bản ghi. Dùng AI tóm tắt từng phiên rồi xuất ra Word, PDF hoặc Markdown, thế là bộ tài liệu hậu sự kiện và bản nháp thông cáo báo chí đã có sẵn.
Các bản dịch cũng được lưu kèm, nên thư gửi tiếp cho khách nước ngoài có thể trích dẫn trực tiếp.